מדריך למשתמש
מדריך מלא לשימוש במערכת טדי וטס
ברוכים הבאים למערכת טדי וטס
מערכת טדי וטס היא פלטפורמה מקיפה לניהול מרפאות וטרינריות, המאפשרת ניהול יעיל של טפסים דיגיטליים, תורים, פניות חירום ונתוני לקוחות וחיות מחמד.
תכונות עיקריות:
- ניהול טפסי היכרות דיגיטליים ללקוחות חדשים
- טפסי הסכמה לניתוחים והליכים רפואיים עם חתימה דיגיטלית
- מערכת קביעת תורים חכמה לחיסונים וביקורים רפואיים
- יצירת קישורים מאובטחים לשיתוף עם לקוחות
- ממשק ניהול מרכזי עם דשבורד מתקדם
הדשבורד הראשי
מבנה הדשבורד:
📊 כרטיסיות סטטיסטיקה
3 כרטיסיות עם נתונים מרכזיים:
- טפסי היכרות - טפסים שהתקבלו מלקוחות חדשים (סה"כ + כמה הגיעו היום)
- טפסי הסכמה - טפסי הסכמה לניתוחים והליכים רפואיים (סה"כ + כמה הגיעו היום)
- בקשות תור - תורים שמחכים לאישור ותיאום
⚡ פעולות מהירות
- טופס היכרות - יצירת טופס היכרות חדש ללקוח
- טופס הסכמה - יצירת טופס הסכמה לניתוח
- ניהול תורים - מעבר לעמוד ניהול התורים
📋 טבלת טפסים אחרונים
הדשבורד מציג טבלה מרכזית עם הטפסים האחרונים:
- משתמש רגיל: 20 הטפסים האחרונים מהמרפאה
- אדמין: טבלה נפרדת לכל מרפאה עם 15 הטפסים האחרונים
- הטבלה כוללת: תאריך, סוג טופס, בעלים, חיית מחמד, סטטוס וכפתור צפייה
טפסי היכרות
טופס מקיף לאיסוף מידע על לקוחות חדשים וחיות המחמד שלהם.
איך ליצור טופס היכרות?
- לחצו על "טופס היכרות" בפעולות המהירות בדשבורד
- מלאו פרטי בסיס של הלקוח (שם, טלפון, אימייל)
- מלאו פרטי חיית המחמד הבסיסיים
- הטופס יישמר כטיוטה במערכת
- ניתן לשלוח קישור ללקוח להשלמת הטופס המלא
מה הלקוח ממלא בטופס?
- פרטים אישיים מלאים ואיש קשר לחירום
- פרטי חיית המחמד (גזע, גיל, מין, משקל, צבע וסימנים)
- מידע על ביטוח רפואי (אם קיים)
- היסטוריה רפואית, תרופות ואלרגיות
- מידע התנהגותי ורמת חרדה אצל וטרינר
- סיבת הביקור הנוכחית ונושאים נוספים לדיון
- העלאת פנקס חיסונים וסיכום טיפולים קודמים
- תמונה של חיית המחמד
✨ יצירת לקוח וחיה אוטומטית:
לאחר שהלקוח שולח את הטופס המלא, ניתן ללחוץ על "צור לקוח וחיית מחמד" ו:
- המערכת תיצור אוטומטית רשומת לקוח חדשה
- תיצור רשומת חיית מחמד חדשה
- תקשר את הטופס ללקוח ולחיה
- כל הטפסים הבאים של הלקוח יתקשרו אוטומטית לפרופיל שלו
מערכת ניהול תורים
מערכת מתקדמת לניהול בקשות תורים מלקוחות, עם תזכורות אוטומטיות ומעקב מלא.
🌐 קישור ציבורי לקביעת תור:
שתפו את הקישור הזה עם לקוחות לקביעת תור עצמאית:
https://[כתובת-האפליקציה]/AppointmentBooking⭐ הקישור אינו מצריך אימות ופתוח לציבור הרחב - שתפו אותו באתר, בפייסבוק או בוואטסאפ
מה הלקוח עושה בקישור?
- בוחר האם הוא לקוח חדש או חוזר
- בוחר מרפאה מהרשימה (תל אביב/רעננה/בקרוב)
- בוחר סוג חיית המחמד (כלב/חתול)
- ממלא פרטים: שם החיה, שם הבעלים, טלפון ואימייל (חובה)
- בוחר סוג שירות: חיסון שגרתי או ביקור רפואי
- עבור חיסון: בוחר את סוגי החיסונים (משושה, כלבת, שעלת, תולעת הפארק, תילוע, טיפול ראשון לגורים)
- עבור ביקור רפואי: בוחר את הסיבה (חירום, בדיקה שגרתית, בעיות עיכול, עור, שיניים, פציעה, נשימה, אחר)
- בוחר תאריך ושעה מועדפים
- מאשר ושולח - התור נשמר במערכת!
📱 מה קורה אחרי שהלקוח שולח?
לקוח חדש:
- המערכת יוצרת טופס היכרות אוטומטי
- הלקוח מקבל מייל עם קישור למילוי טופס ההיכרות
- הלקוח מקבל מידע מותאם אישית (טיפים לחיסון או לביקור רפואי)
לקוח חוזר:
- הלקוח מקבל אישור קבלה למייל
- מקבל מידע מותאם אישית על הביקור
ניהול תורים מהמערכת:
צוות המרפאה יכול לנהל תורים דרך עמוד "ניהול תורים":
- צפייה בכל בקשות התורים
- חיפוש לפי שם בעלים, שם חיה או טלפון
- סינון לפי סטטוס (הוגש/מאושר/הושלם/בוטל)
- עריכת פרטי תור (תאריך, שעה, הערות)
- אישור תור - שולח למערכת התזכורות האוטומטיות
- הוספת הערות פנימיות לצוות
🔔 תזכורות אוטומטיות:
כאשר תור מאושר ויש לו תאריך ושעה מדויקים, המערכת שולחת:
- 24 שעות לפני התור - תזכורת ראשונה במייל
- 2 שעות לפני התור - תזכורת שנייה סמוך להגעה
- התזכורות כוללות: שם החיה, תאריך, שעה, כתובת המרפאה ופרטי התור
💡 התזכורות נשלחות אוטומטית באמצעות Cron Job שרץ כל שעה
טפסי הסכמה לניתוחים
טופס דיגיטלי מאובטח להסכמת בעלים לפני ניתוחים והליכים רפואיים, עם חתימה דיגיטלית מאובטחת.
יצירת טופס הסכמה:
- לחצו על "טופס הסכמה" בפעולות המהירות בדשבורד
- בחרו: לקוח קיים (מהמערכת) או לקוח חדש
- מלאו פרטי הבעלים וחיית המחמד
- הזינו פרטי ההליך הרפואי: סוג הניתוח, תאריך, הערות קליניות
- (אופציונלי) העלו PDF של הצעת מחיר עם פירוט טיפולים ועלויות
- המערכת תיצור קישור מאובטח לשיתוף עם הלקוח
מה הלקוח רואה ומאשר?
הטופס כולל:
- פרטי הניתוח המלאים והתאריך
- הסכמה להרדמה כללית והסבר על הסיכונים
- הסכמה לניתוח והסברים על הסיכונים הכירורגיים
- הסכמה לבדיקות טרום ניתוחיות (דם, לב, אקו-קרדיוגרפיה)
- הסכמה כספית ותצוגה של הצעת מחיר (אם הועלתה)
- אזור חתימה דיגיטלית בסוף הטופס
🔐 אבטחה משפטית:
הטופס כולל אמצעי אבטחה מתקדמים לעמידה בתקנות:
- חתימה דיגיטלית עם hash SHA-256 של החתימה והטופס
- רישום IP, User-Agent וזמן החתימה המדויקים
- PDF חתום ומוצפן נוצר אוטומטית ונשמר בצורה מאובטחת
- הטופס נעול לשינויים לאחר חתימה (immutable_record = true)
- ניתן להוריד את ה-PDF החתום בכל עת
📋 צפייה וניהול:
מסך "טפסי הסכמה" מאפשר:
- צפייה בכל טפסי ההסכמה של המרפאה
- סינון לפי סטטוס (ממתין/נחתם/הושלם)
- חיפוש לפי שם בעלים או שם חיית מחמד
- צפייה בטופס המלא כולל החתימה
- הורדת PDF חתום לתיעוד וארכיון
ניהול לקוחות וחיות מחמד
מסד נתונים מרכזי לכל הלקוחות וחיות המחמד של המרפאה.
👥 מסך לקוחות:
- רשימת כל הלקוחות במרפאה
- חיפוש מהיר לפי שם, טלפון או אימייל
- צפייה בהיסטוריית הטפסים של כל לקוח
- פרטי קשר ואיש קשר לחירום
🐾 מסך חיות מחמד:
- רשימת כל החיות במרפאה
- פילטר לפי סוג חיה (כלב/חתול)
- היסטוריה רפואית מלאה
- אלרגיות, תרופות ומחלות כרוניות
- תמונות ומספר שבב
✨ קישור אוטומטי:
כאשר לקוח ממלא טופס היכרות, המערכת יוצרת אוטומטית:
- רשומת לקוח חדשה
- רשומת חיית מחמד חדשה
- קישור בין הטופס ללקוח/חיה
- כל הטפסים הבאים מתקשרים אוטומטית
ניהול מרפאות (אדמין)
מסך ניהול מיוחד למנהלי מערכת לניהול כל סניפי הרשת.
פונקציות ניהול:
- הוספת מרפאות חדשות לרשת
- עדכון פרטי מרפאה (כתובת, טלפון, שעות)
- הגדרת רשימת מרפאות חירום חיצוניות
- קביעת הגדרות ייחודיות לכל מרפאה
- השבתת/הפעלת מרפאות
טיפים ושיטות עבודה מומלצות
✅ לקוחות חדשים:
- כאשר לקוח חדש מבקש תור, המערכת שולחת לו אוטומטית טופס היכרות
- בקשו מהלקוח למלא את הטופס עד 24 שעות לפני הביקור
- בדקו את הטופס לפני הביקור להכנה מוקדמת
- צרו אוטומטית לקוח וחיה במערכת מתוך הטופס
✅ ניתוחים והליכים:
- צרו טופס הסכמה מיד עם קביעת תאריך הניתוח
- שלחו את הקישור ללקוח עד 48-72 שעות לפני
- העלו הצעת מחיר PDF לטופס (אופציונלי)
- וודאו שהטופס נחתם לפחות 24 שעות לפני הניתוח
- הורידו והדפיסו את ה-PDF החתום לתיק הרפואי
✅ תורים וזימונים:
- שתפו את קישור קביעת התור באתר, בפייסבוק ובוואטסאפ
- בדקו את עמוד "ניהול תורים" מספר פעמים ביום
- אשרו תורים חדשים ועדכנו תאריך/שעה סופיים
- התקשרו ללקוחות לאישור סופי לפני התור
- המערכת תשלח תזכורות אוטומטיות 24 שעות ו-2 שעות לפני
✅ ארגון יומי:
- התחילו את היום בבדיקת הדשבורד - ראו טפסים חדשים שהגיעו
- בדקו בקשות תורים חדשות ואשרו אותן
- צרו לקוחות וחיות מחמד חדשים מטפסי היכרות שהושלמו
- צרו טפסי הסכמה לניתוחים המתוכננים
- עדכנו סטטוסים של תורים שהתקיימו